Ara använder systemet Jira Service Management (JSM) som ett flerkanaligt verktyg för hantering av kundservice. Systemet registrerar e-postmeddelanden skickade till Ara av kunder samt kunders serviceförfrågningar via telefon och kontaktformulär, som är relaterade till Aras tjänsteområde för styrning och övervakning, exempelvis val av boende eller fastställande av hyror.
Dina uppgifter kan finnas i kundtjänstsystemets register om du har gjort en serviceförfrågan eller lämnat en förfrågan till ARA om de ovan nämnda ärendena.
Registeransvarig och dataskyddsombud
-
Registeransvarig: Finansierings- och utvecklingscentralen för boendet (ARA), PB 30, 15141 Lahtis
-
Den registeransvariges representant: Mira Saaristo
-
Dataskyddsombud: Maiju Olli, tietosuojavastaava.ara@ara.fi
Syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen
JSM-systemet möjliggör centraliserad hantering av Aras kunders kontakter och förfrågningar. Registrets information behandlas för att identifiera och betjäna Aras kunder och användare i olika kontakt situationer.
Personuppgifter som ingår i Aras kundservice system behandlas enligt artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning, dvs. på grundval av den registeransvariges lagstadgade skyldighet. Personuppgifter behandlas som en del av Aras lagstadgade uppgift att styra och övervaka, vilket regleras i lagen om stöd för räntor på hyresbostadslån och bostadsrättshuslån (604/2001).
Personuppgifter som behandlas
Personuppgifter som behandlas i JSM-systemet gäller både kunder och tjänstepersonal som använder systemet:
-
förnamn och efternamn
-
e-postadress
-
telefonnummer
-
kontaktsätt samt tidinformation relaterad till kontakten, såsom till exempel tidpunkten för mottagande av e-post eller kontaktformulär samt start- och sluttider för samtal.
Inte alla kundkontakter genererar alla typer av information, utan de uppgifter som samlas in i registret varierar beroende på kontaktväg och ärende. Som exempel, från telefonsamtal lagras som minimum telefonnumret i registret om uppringaren begär allmänna råd och inte uppger namn och kontaktuppgifter under samtalet. Å andra sidan kan kontakten även innehålla personuppgifter som tillhör särskilda kategorier av personuppgifter, såsom information om en persons hälsa.
För tjänstepersonal som använder systemet omfattar personuppgifter som behandlas i JSM-systemet även:
Annat innehåll:
-
innehållet i meddelanderubriken och meddelandefältet skickade av kunden samt eventuella bilagor
-
innehållet i meddelanderubriken och meddelandefältet skickat till kunden av myndigheten, med eventuella bilagor.
Utlämning av uppgifter
Uppgifterna lämnas i regel inte ut. Uppgifter kan lämnas ut endast i de fall där den gällande lagstiftningen förpliktar till det.
Tjänsteleverantören är Atlassian, från vilket Statens data- och kommunikationsteknikcentral Valtori köper den aktuella tjänsten. Ett avtal som överensstämmer med dataskyddsförordningen har upprättats med Atlassian gällande behandlingen av personuppgifter.
Uppgifter om överföring av personuppgifter till ett tredjeland eller en internationell organisation
Personuppgifter överförs inte till ett tredjeland eller en internationell organisation.
Den tid uppgifter förvaras
Information som registreras i systemet förvaras i 18 månader efter att ärendet som skapats från kontakten har stängts.
Automatiskt beslutsfattande
Personuppgifter används inte för automatiskt beslutsfattande.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Skyddet grundar sig på behörighetshantering, tekniskt skydd av databaser och servrar, skydd av fysiska utrymmen, passerkontroll, skydd av datakommunikation samt säkerhetskopiering av uppgifter. Rättigheter för åtkomst och behandling av uppgifter beviljas utifrån arbetsuppgifterna.
Åtkomst till systemet grundar sig på personliga användarnamn. Utrymmena för utrustning och uppgifterna finns fysiskt inom EU.
Den registrerades rättigheter
Granskningsrätt
Den registrerade har rätt att begära åtkomst till uppgifter som gäller hen själv, dvs. granska uppgifterna i personregistret. Begäran om granskning av egna uppgifter kan skickas till Aras registratorskontor. Var beredd att styrka din identitet.
- telefon (växel): 029 525 0800
- e-postadress: kirjaamo.ara@ara.fi
Rätt till rättelse av uppgifter
Du har rätt att kräva att oklara och felaktiga personuppgifter om dig själv korrigeras. Begäran om korrigering ska göras skriftligen till registrets kontaktperson. Specificera i korrektionsbegäran den information som ska korrigeras samt den exakta ändringen eller kompletteringen. Var beredd att styrka din identitet.
Begränsningar i den registrerades rättigheter
De flesta av ARAs tjänster baseras på att uppfylla den registeransvariges lagstadgade skyldighet, utföra en uppgift av allmänt intresse, eller utöva offentlig makt. I dessa fall kan du inte kräva att dina personuppgifter raderas eller överförs till ett annat system, och i princip kan du inte heller motsätta dig behandlingen av dina personuppgifter.
Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten
Om du anser att dina personuppgifter behandlas på ett lagstridigt sätt, har du rätt att inge ett klagomål till Datainspektionens byrå.
Dataombudsmannens byrås kontaktuppgifter
Mer information om hur man gör en eventuell anmälan finns på dataombudsmannens byrås webbplats på adressen tietosuoja.fi.